Audyt kosztów druku

Jednym z najważniejszych elementów prawidłowej oceny infrastruktury środowiska druku jest przeprowadzenie dokładnej analizy wykorzystania aktualnej floty drukującej i kopiującej oraz zbadanie rzeczywistych potrzeb i wykrycie wszystkich obszarów, w których można wdrożyć oszczędności bez uszczerbku dla jakości jak również komfortu pracy.

W pierwszej kolejności konieczne jest poznanie całkowitych kosztów użytkowanego sprzętu . Nie chodzi tu tylko i wyłącznie o proces wykonywania wydruków, ale o wszelkie procesy związane z przetwarzaniem dokumentów. Dogłębne poznanie całej infrastruktury informatycznej związanej z przepływem dokumentów może pozwolić na wdrożenie projektu, który ma szansę zagwarantować duże oszczędności czasu i pieniędzy.

Analiza środowiska drukowania

Po wykonaniu audytu nadchodzi czas na przeprowadzenie dogłębnej analizy uzyskanych wyników. Celem analizy jest prawidłowe rozmieszczenie urządzeń drukujących i kopiujących. Na tym etapie należy podjąć decyzję o tym, jak należy rozmieścić urządzenia, aby nie tylko zachować dotychczasową funkcjonalność, a przede wszystkim aby osiągnąć optymalny efekt przy zminimalizowaniu kosztów. Dlatego bardzo istotne jest podjęcie decyzji o tym:

- komu jest potrzebna możliwość drukowania w kolorze, a komu wystarczy druk  monochromatyczny?
- komu należy udostępnić dostęp do drukowania w formacie A3, a komu wystarczy drukowanie A4?
- kto musi mieć możliwość skanowania, a kto nie?
- gdzie należy zainstalować faks, a gdzie jest zbędny?
- jak daleko będą chodzić pracownicy po wydruki?
- gdzie jest potrzebne sortowanie i lub zszywanie dokumentów, a gdzie nie ma takiej potrzeby?
- gdzie wystarczy drukarka, a gdzie potrzebne jest urządzenie wielofunkcyjne?- gdzie jest potrzebna opcja druku poufnego/podążajacego?

Projekt optymalizujący flotę drukującą i kopiującą

Po przeprowadzeniu dogłębnej analizy następuje wykonanie szczegółowego projektu zoptymalizowanego środowiska dokumentów. Projekt ma na celu jasne pokazanie obszarów, w których można dokonać zmian w rozmieszczeniu urządzeń drukujących oraz pokazać gdzie i jakie funkcjonalności urządzeń będą możliwe do uzyskania. Projekt wykonywany jest na rzucie pionowym pomieszczeń, najlepiej z rozrysowanymi przejściami, biurkami, szafami i innymi meblami.

Co zawiera raport z przeprowadzonego audytu

Efektem końcowym przeprowadzenia audytu jest raport. Zawiera on dane zebrane w okresie 1 – 3 miesięcy z audytowanej organizacji i odzwierciedla faktyczną sytuację w badanym środowisku.

Raport zawiera m.in.:

• Ilość i koszty wydruków według użytkowników ( z podziałem na wydruki mono i kolor )
• Ilość i koszty wydruków wykonanych przez poszczególne działy organizacji,
• Listę użytkowników drukujących powyżej średniej
• Listę urządzeń drukujących z określeniem ich rodzaju, stopnia wykorzystania i kosztów wydruków
• Ilość stron wydrukowanych na poszczególnych urządzeniach
• Listę drukarek generujących najwyższe koszty eksploatacji
• Listę drukarek przeciążonych / niedociążonych

Podsumowaniem raportu jest zbiór zaleceń, których zastosowanie przyniesie oszczędności oraz zwiększy ergonomię i komfort pracy użytkowników